Por: Redação Notícia de Limeira | Publicado em 10 de junho de 2020

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 O evento celebra sua 4ª edição em 2020 com o tema “Empoderando a Sociedade do Conhecimento”

 A Semana Nacional de Arquivos, estabelecida pelo Conselho Internacional de Arquivos (ICA), teve início na última segunda-feira (8) e segue até o próximo dia 14 (domingo). O evento celebra sua 4ª edição em 2020 com o tema “Empoderando a Sociedade do Conhecimento”. O intuito é aproximar as instituições da sociedade, por meio da divulgação dos trabalhos desenvolvidos, além de reconhecer os arquivos como ferramenta facilitadora no acesso à informação em todo o país.

 Este ano a Prefeitura de Limeira participa pela segunda vez da programação do evento. Durante a semana, a Secretaria de Administração tem realizado diversas ações em celebração ao Dia Internacional dos Arquivos, comemorado no dia 9 de junho. A pasta iniciou uma série de publicações, nas mídias sociais, a fim de evidenciar a importância da guarda e preservação dos acervos.

 No grupo “Servidor Ativo”, no Facebook, estão sendo feitas divulgações diárias sobre curiosidades à respeito do Arquivo Municipal, recomendações de boas práticas ao manusear um documento, bem como orientações para a consulta de informações, que podem auxiliar na garantia de direitos ou na execução eficaz de um projeto.

 A assistente de gabinete da Secretaria de Administração, Adelaine Cordeiro Ribeiro Féres, explica que o Arquivo Municipal guarda uma grande quantidade de papéis, processos, prontuários, formulários, pastas, mapas e livros, utilizados no dia a dia dos servidores públicos e dos munícipes. “Atualmente, a massa documental acumulada na prefeitura é de aproximadamente 85 mil caixas de documentos e os trâmites de processos administrativos chega a 200 mil por ano”, conta.

 Para lidar com o grande acervo, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação desenvolveu, em 2018, um Plano de Classificação (PC) e uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). Após publicação dessas ferramentas, onde foram apresentadas a Gestão de Recursos Humanos que possui maior quantidade de massa documental acumulada, Limeira se tornou referência na implementação de protocolos de gestão documental no Estado de São Paulo.

 No último sábado (6), foi publicado no Jornal Oficial do Município o segundo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos referente à Função “Gestão Orçamentaria e Financeira”. A estratégia visa relacionar os documentos de acordo com a tipologia, função e subfunção, definindo prazos de guarda dos mesmos a partir de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e, autoriza a sua eliminação ou determina sua guarda permanente.

 Além dessas medidas, a Prefeitura de Limeira enviou para a Câmara Municipal um Projeto de Lei que autoriza a separação, descarte e a destinação de documentos que já tiveram seus prazos vencidos, conforme Tabelas de Temporalidade aprovadas.

 HISTÓRICO

 Em maio de 2019 as secretarias de Administração, Comunicação Social e Cultura, em parceria com a Câmara Municipal, realizaram o 1º Seminário Limeirense de Gestão Documental e Acesso à Informação. Na ocasião, estiveram presentes cerca de 130 pessoas da região como Rio Claro, Valinhos, Monte Mor, Itupeva, Itirapina, Americana, Jaguariúna, Votuporanga, Itapira e Americana.

 Em setembro do mesmo ano, a Secretaria de Administração promoveu também o primeiro treinamento com servidores. O evento foi ministrado pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivos, que instruiu os presentes quanto a implantação da Gestão Documental e suas ferramentas e boas práticas no manuseio de documentos. (Da redação portal Notícia de Limeira)


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