Atualmente a massa documental da prefeitura de Limeira é de aproximadamente 90 mil caixas de documentos e 800 mil processos administrativos
A Prefeitura de Limeira conta com uma nova metodologia para avaliação e eliminação de documentos públicos que será utilizada pelo Arquivo Geral. Na prática, o regramento consiste em identificar e definir os prazos de guarda e eliminação de documentos públicos já arquivados, independentemente de seu suporte, seja ele em papel, filme, fita magnética, disquete óptico ou qualquer outro tipo, conforme estabelece as diretrizes da Lei nº 6.423, de 24 de julho de 2020, Projeto de Lei nº 113/2020 de autoria do prefeito Mario Botion, aprovado pela Câmara Municipal no último dia 14 de julho.
O Arquivo Geral da Prefeitura é responsável pela eliminação e destruição física daqueles documentos que já tiveram esgotados os seus valores primários, cujos prazos de vigência legal já foram devidamente cumpridos, que não apresentem interesse histórico-cultural, valor informativo ou de fonte de prova e pesquisa para a administração pública ou para a sociedade civil como um todo.
A avaliação e eliminação de documentos públicos é uma das etapas do Projeto de Gestão Documental implantado em 2018 pela Secretaria de Administração, sob a responsabilidade da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação (Cada), que já realizou a classificação e a separação de documentos das Funções de Gestão de Recursos Humanos e da Gestão Orçamentária e Financeira. O que totalizou aproximadamente 4.800 processos e 3.300 caixas de documentos sem valor permanente, com base nos prazos definidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos, oficializada por decreto, de acordo com a função a que pertencem os arquivos a serem analisados, respeitando as diretrizes do Arquivo Público do Estado de São Paulo (Apesp) e do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
Atualmente a massa documental da prefeitura de Limeira é de aproximadamente 90 mil caixas de documentos e 800 mil processos administrativos, que estão sendo separados, classificados e incluídos na Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que regulamenta a destinação final de documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição e precaução) em função de seus valores administrativos, legais e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.
O Arquivo Geral, atualmente, conta com 50 mil caixas de documentos e recebe anualmente, aproximadamente 20 mil processos administrativos, dos órgãos que compõem a estrutura organizacional da prefeitura. Dessa forma, em virtude do trânsito contínuo de documentos e processos, a implantação da metodologia para avaliação e eliminação de documentos públicos é uma ferramenta preciosa e eficaz na Gestão Documental. (Da redação portal Notícia de Limeira)
